Un cotizador por WhatsApp convierte lo que el cliente te pidió en una cotización clara, con precios, descuento, impuestos y fecha de vigencia, y te ayuda a mandarla por el mismo chat donde te la pidieron. Sin plantillas de Excel que se descuadran ni cuentas a mano en la calculadora del celular.
Esta herramienta arma dos cosas a la vez: un documento listo para guardar en PDF y un resumen para WhatsApp con cada línea, el total en negrita y la vigencia. El resumen es lo que el cliente lee en el chat; el PDF es lo que reenvía a quien aprueba el pago.
Qué debe tener una cotización
Una cotización bien hecha responde las preguntas del cliente antes de que las haga. Revisa que la tuya tenga:
- Datos del negocio: nombre y, si los usas, NIT, RFC o CUIT y un contacto.
- Número de cotización y fecha: para que los dos sepan de cuál están hablando cuando la retomen.
- Cliente: a nombre de quién está.
- Detalle: descripción, cantidad, precio unitario y total de cada línea.
- Subtotal, descuento, impuestos y total, en ese orden.
- Vigencia: hasta cuándo sostienes esos precios.
- Condiciones: forma de pago, tiempo de entrega y lo que incluye o no incluye.
Cómo se calcula: un ejemplo con números
Supón que cotizas un logo por $600.000, un manual de marca por $360.000 y seis plantillas para redes a $48.000 cada una:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Subtotal (600.000 + 360.000 + 6 × 48.000) | $1.248.000 |
| Descuento del 10 % | −$124.800 |
| Base después del descuento | $1.123.200 |
| IVA del 19 % sobre la base | $213.408 |
| Total | $1.336.608 |
El descuento se resta antes del IVA porque el impuesto se calcula sobre lo que el cliente realmente paga. La herramienta hace exactamente esa cuenta y redondea según la moneda: sin centavos en pesos colombianos y chilenos, con dos decimales en pesos mexicanos o dólares.
Cómo enviar una cotización por WhatsApp
- Manda el resumen primero. Es lo que el cliente lee de inmediato, sin abrir archivos. El botón «Enviar por WhatsApp» lo deja escrito en el chat de tu cliente.
- Adjunta el PDF después. Descárgalo y envíalo como documento en el mismo chat. Es lo que el cliente reenvía a su jefe o a contabilidad.
- Cierra con una pregunta. El resumen termina con «¿Te la confirmo?». Una pregunta concreta se responde más que un «quedo atento».
- Haz seguimiento antes de que venza. Si en dos o tres días no hay respuesta, escribe algo corto: «Hola, Laura, ¿pudiste revisar la cotización COT-20261005-01? Los precios se mantienen hasta el 20 de octubre».
¿Vendes productos con lista de precios fija? Entonces quizás no necesitas cotizar cada vez: un catálogo para WhatsApp o un formulario de pedidos dejan que el cliente arme el pedido solo.
Cuándo conviene automatizar las cotizaciones
Si cotizas dos veces por semana, esta herramienta basta. Si cotizas varias veces al día, el tiempo se va en tres cosas: copiar precios del catálogo, armar el mensaje y acordarte de hacer seguimiento a quien no respondió. Zavora resuelve las tres: un agente de IA contesta con los precios de tu catálogo, arma el pedido, negocia dentro de los márgenes que tú defines y vuelve a escribirle a quien dejó la conversación a medias. Lo explicamos en la diferencia entre un agente de IA y un chatbot y en cuánto cuesta un agente de IA para WhatsApp.