Software de pedidos por WhatsApp para distribuidoras: pedidos mayoristas cobrados y facturados solos

Un software de pedidos por WhatsApp para distribuidoras recibe el pedido como lo manda el cliente (audio, texto o la foto de una lista), lo convierte en un pedido con referencias, presentaciones y total, lo cobra y lo deja listo para despachar y facturar. Zavora lo hace con un agente de IA que atiende el WhatsApp del negocio las 24 horas sobre la API oficial, cobra con link de pago de Mercado Pago sin comisión de Zavora, negocia con tu aprobación y deja cada venta registrada en un panel con la cartera al día. Es el negocio para el que se construyó la plataforma, y esta página cuenta qué hace hoy, qué se diseña a la medida y cuánto cuesta en pesos.

Qué debe hacer un software de pedidos por WhatsApp en una distribuidora

Antes de comparar herramientas, conviene tener la lista de lo que una distribuidora necesita de verdad. Un software de pedidos por WhatsApp sirve si:

1. Recibe el pedido en el formato del cliente: audio, texto suelto, «lo de siempre» o la foto de una lista escrita a mano. Los tenderos no llenan formularios.
2. Entiende presentaciones: caja, paca, bulto, unidad; «arroz de 25» significa la paca de 25 kilos, no 25 unidades.
3. Usa tu lista de precios, no una genérica, y no inventa precios ni existencias cuando no las tiene.
4. Confirma el total antes de cobrar, para que el pedido que llega a bodega sea el que el cliente aceptó.
5. Cobra dentro del chat y marca el pedido como pagado sin que nadie revise comprobantes.
6. Descuenta inventario y avisa el despacho por etapas, para que el «¿ya salió?» desaparezca.
7. Factura sin digitar dos veces, con NIT cuando el cliente es una empresa.
8. Deja entrar al vendedor en la conversación cuando hace falta criterio: un precio especial, un reclamo, un cliente nuevo.

Lo que sigue es cómo Zavora cumple cada punto, y dónde termina lo estándar y empieza lo que se diseña contigo.

El costo real de tomar pedidos a mano

En una distribuidora mediana el pedido pasa por tres manos antes de despacharse: el vendedor lo escucha o lo lee en WhatsApp, alguien lo digita en el sistema o en Excel, y otra persona cuadra el inventario y la factura. Cada paso agrega errores y tiempo:

• Pedidos perdidos entre cientos de chats: el tendero escribió a las 7 a. m. y nadie lo vio hasta la tarde.
• Digitar dos veces: el mismo pedido se escribe en el chat, en el cuaderno y en el sistema.
• Cartera sin control: no sabes quién te debe, cuánto ni desde cuándo, hasta que cuadras a fin de mes.
• El vendedor atado al celular: responde precios y existencias todo el día en vez de vender.
• Errores de presentación: la caja que era paca, el pedido que salió incompleto y el domicilio que se devuelve.

Con 80 pedidos al mes de 30 minutos cada uno son 40 horas de trabajo manual: una semana entera de una persona. Puedes calcularlo con tus números en la calculadora de la página de precios.

Cómo funciona con un cliente mayorista

El pedido entra como lo manda el cliente

Texto, nota de voz o la foto de la lista. El agente transcribe el audio, lee la foto y arma el pedido con las referencias, presentaciones y cantidades de tu catálogo. Si el cliente escribe «las grandes» o «lo de siempre», el agente pregunta lo justo para no equivocarse, y aprende los nombres que usan tus clientes para cada producto: si a la «Ref. 0421» todos le dicen «la caja grande», el catálogo lo guarda como alias.

Tu catálogo entra en minutos: subes el PDF, el Excel o incluso una foto de la lista de precios y el agente lo aprende. Antes de guardar hay un paso de revisión para corregir nombres, precios o presentaciones. Si vendes en más de una moneda o con más de una lista, cada una es un catálogo aparte y no se mezclan.

El agente confirma, negocia si toca y cobra

Antes de cerrar, repite el pedido con el total. Si el cliente pide rebaja, el agente te pasa la oferta al panel: aceptas, rechazas o contraofertas con un clic y él le lleva tu respuesta. Cuando el pedido queda cerrado, manda el link de pago de Mercado Pago: el cliente paga con PSE, Nequi, tarjeta o Bancolombia y el dinero entra a tu cuenta; Zavora no cobra comisión por venta y solo se descuenta la tarifa de Mercado Pago. El inventario baja con cada venta: si te quedan 3 cajas, no vende 10.

Si prefieres que una persona confirme antes de cobrar, el modo híbrido deja que el agente arme el pedido y tú lo apruebes con un clic. Muchas distribuidoras empiezan así la primera semana y sueltan el cierre automático cuando ven que el pedido llega bien.

Despacho, cartera y factura, en el panel

Cada pedido pagado tiene sus tres botones de despacho (alistando, en camino, entregado) y el cliente recibe el aviso por WhatsApp. En el panel ves ventas del día, pedidos por despachar y cartera. En el plan Escala, cada pedido pagado genera su factura electrónica en Alegra, y si va a nombre de una empresa, el agente pide el NIT solo.

Tu vendedor entra cuando hace falta

Un cliente quiere un precio especial por volumen mensual o un pedido fuera de lo común. Desde el panel, «Tomar conversación»: el agente se calla, el cliente ve quién le escribe y tu vendedor cierra por el mismo número. Si el vendedor lleva 10 minutos sin responder, el panel avisa; a las 2 horas la conversación vuelve al agente sola, o antes con un clic.

Un pedido mayorista, en el chat

Lo que ve el dueño en el panel

El panel no es un CRM que hay que alimentar: se llena solo con lo que pasa en el chat. Cada pedido tiene su estado (pendiente de pago, pagado, alistando, en camino, entregado), su cliente, su total y su hora. Las ventas se ven por día y por catálogo, y la cartera es la diferencia entre lo entregado y lo pagado. Desde el plan Crece el panel admite hasta tres usuarios; en Escala, ilimitados con roles, para que bodega marque el despacho y contabilidad revise las facturas sin ver lo demás.

Cartera, crédito y pago contra entrega

Aquí está la diferencia más importante entre una distribuidora y un comercio: muchos clientes mayoristas pagan a 8, 15 o 30 días, o contra entrega.

• Lo estándar hoy es el cobro con link de pago cuando el pedido se confirma, y el recordatorio automático a quien no paga. Los pedidos sin pagar no consumen el cupo del plan Empieza.
• El pedido a crédito queda registrado igual, con su estado, y el link se manda cuando tú decidas; la cartera se ve en el panel.
• Lo que se diseña a la medida: cupo de crédito por cliente, plazo, bloqueo automático cuando el cupo se agota, recordatorio al vencimiento y conciliación con tu contabilidad. Es una de las soluciones que más nos piden las distribuidoras y se cotiza por alcance con precio cerrado antes de empezar.

Cómo funciona el cobro en el chat, qué descuenta Mercado Pago y por qué conviene cobrar antes de alistar está en la guía de cobrar por WhatsApp sin comisión de plataforma.

Inventario y presentaciones

El catálogo de una distribuidora no es una lista de productos: es una lista de presentaciones. La misma referencia se vende por unidad, por caja de 12 y por paca de 24, con precios distintos. Zavora maneja cada presentación como un ítem con su precio y sus existencias, el agente entiende «tres cajas» y «dos pacas» y no las confunde, y el inventario baja por presentación con cada pedido pagado. Cuando un producto se agota, el negocio recibe aviso y el agente deja de ofrecerlo; si un cliente lo pide, le dice que no hay en vez de vender lo que no existe. Los planes traen 3 catálogos con 100 productos (Empieza), 10 catálogos con 500 (Crece) y catálogos y productos ilimitados (Escala).

Facturación electrónica y DIAN

En Colombia casi toda distribuidora factura electrónicamente. En el plan Escala, cada pedido pagado genera su factura en Alegra sin que nadie la digite; si el cliente es una empresa, el agente pide el NIT en el chat y la factura sale a su nombre. Sin Alegra, los pedidos y las ventas se pueden exportar desde el panel para cargarlos donde factures. Otras plataformas contables y los ERP propios se conectan como solución a la medida.

Varios vendedores, varias zonas

El agente atiende todo por un solo número del negocio, así que la historia de cada cliente queda en la empresa y no en el celular de un vendedor. Desde el plan Crece hay hasta tres usuarios en el panel, y en Escala equipo ilimitado con roles. Lo que hoy se diseña a la medida es el reparto de clientes entre vendedores (cada uno viendo solo su cartera y su zona) y las listas de precios por tipo de cliente con mínimos de pedido y descuentos por volumen.

Software de pedidos, app propia o catálogo de WhatsApp: qué conviene

Zavora es la cuarta opción, con precios públicos. La diferencia con un chatbot de reglas (menús de 1, 2, 3) está explicada en Agente de IA vs chatbot: la diferencia que se nota en ventas por WhatsApp.

Qué incluye cada plan para una distribuidora

Sin permanencia y sin comisión de Zavora por venta: sobre cada pago solo se descuenta la tarifa de Mercado Pago (2,79 % + IVA a 14 días, 2,99 % a 7 días o 3,29 % al instante, según su página consultada el 17 de septiembre de 2026). Los mensajes de WhatsApp están incluidos en el plan, también después del cobro de mensajes de servicio que Meta aplica desde el 1 de octubre de 2026. El detalle completo está en precios y un mes típico con todos los costos, en cuánto cuesta un agente de IA para WhatsApp.

Lo que diseñamos contigo

Cada distribuidora tiene reglas propias. Sobre la misma plataforma construimos, cotizado por alcance:

• Conexión con tu ERP o tu contabilidad (además de Alegra) para que nada se digite dos veces.
• Crédito con cupo por cliente, plazos, bloqueo al agotar el cupo y recordatorio al vencimiento.
• Listas de precios por tipo de cliente y reglas comerciales (mínimos de pedido, descuentos por volumen).
• Reparto de clientes entre vendedores, con cada uno viendo solo su cartera.
• Reportes a la medida para tu junta o tu proveedor.

Cuéntanos cómo trabajas hoy en una llamada sin costo y te decimos con franqueza qué se puede automatizar. Más sobre servicios de IA a la medida.

Qué preguntan las distribuidoras antes de empezar

«¿Mis tenderos van a saber usarlo?» No tienen que aprender nada: siguen escribiendo o mandando audios al WhatsApp de la distribuidora. Lo único que cambia es que ahora les responden en segundos y reciben el pedido confirmado con el total.

«¿Y si el agente se equivoca en un pedido?» Antes de cobrar repite el pedido completo y espera la confirmación del cliente; si prefieres, en modo híbrido lo apruebas tú. Cada pedido queda editable en el panel antes de despacharse.

«¿Tengo que cambiar de número?» No. El agente atiende en un número nuevo dedicado a la distribuidora, sobre la API oficial de WhatsApp; el número de cada vendedor sigue igual. Qué exige y qué cuesta la API está en WhatsApp Business API en Colombia: qué cuesta, qué exige y qué cambia el 1 de octubre de 2026.

«¿Cuánto tarda ponerlo a andar?» Subir la lista de precios, conectar el número y Mercado Pago toma menos de una hora. La primera semana se ajusta el catálogo con lo que preguntan los clientes. Los 14 días gratis alcanzan para saber si funciona.

Cómo empezar

1. Regístrate y sube tu lista de precios (PDF, Excel o foto). Revisa lo que el agente leyó y guarda.
2. Conecta un número nuevo para el negocio; tu WhatsApp queda libre.
3. Conecta Mercado Pago para cobrar con link.
4. Avísales a tus clientes el número nuevo: primero a cinco de confianza, luego a todos. Desde el primer mensaje el agente toma pedidos.

Catorce días gratis, sin tarjeta. El paso a paso completo, con lo que hay que decidir en cada punto (número, catálogo, confirmación, cobro, despacho, factura, medición), está en la guía paso a paso cómo organizar los pedidos de WhatsApp de una distribuidora. Y si prefieres verlo primero, hay un recorrido completo del producto y un demo en video de 2 minutos.

Para seguir

Cómo se cobra dentro del chat y qué descuenta Mercado Pago: cobrar por WhatsApp sin comisión de plataforma. Qué cuesta la API y qué cambia en octubre de 2026: WhatsApp Business API en Colombia: qué cuesta, qué exige y qué cambia el 1 de octubre de 2026. Cómo comparar propuestas: cuánto cuesta un agente de IA para WhatsApp. Los términos que aparecen aquí (plantilla, ventana de 24 horas, toma humana) están en el Glosario: los términos de vender por WhatsApp con IA, explicados, y las demás industrias en IA para tu industria.