En resumen
- Número dedicado del negocio, no del vendedor.
- Lista de precios convertida en catálogo con presentaciones y existencias.
- Pedido confirmado con total antes de cobrar; modo híbrido la primera semana.
- Cobro con link de pago, despacho por etapas y factura con Alegra en Escala.
- Cuatro números semanales: pedidos, pagados, tiempo a pago y preguntas sin respuesta.
Organizar los pedidos de WhatsApp de una distribuidora no empieza por el software: empieza por decidir qué entra por el chat, quién lo confirma, cómo se cobra y cómo se despacha. Con esas decisiones tomadas, un agente de IA puede hacerse cargo del pedido rutinario de principio a fin, y tus vendedores quedan para lo que sí necesita criterio. Estos son los siete pasos que seguimos con las distribuidoras que llegan a Zavora, con lo que hay que decidir en cada uno.
1. Un número para el negocio, no para una persona
Mientras los pedidos lleguen al celular de un vendedor, la distribuidora no tiene los pedidos: los tiene el vendedor. El primer paso es un número dedicado del negocio sobre la WhatsApp Business API oficial. Los vendedores siguen atendiendo desde el panel, por ese número, y la historia de cada cliente queda en la empresa.
Qué decidir: si anuncias el número nuevo a todos los clientes de una vez o por zonas, y qué hacer con los chats viejos (lo usual: un mensaje desde el número antiguo con el nuevo).
2. La lista de precios como catálogo
Tu lista de precios en PDF, Excel o incluso una foto se convierte en catálogo: referencia, presentación (caja, paca, unidad), precio y existencias. El agente la lee y tú revisas antes de guardar. Si vendes en más de una moneda o con más de una lista, cada una es un catálogo aparte y no se mezclan.
Qué decidir: qué presentaciones ofreces por WhatsApp (¿solo caja o también unidad?), qué referencias no van por el chat y quién actualiza precios cuando cambian.
3. Cómo entra el pedido y cómo se confirma
Los pedidos de una distribuidora llegan como audios, fotos de listas escritas a mano y mensajes de «lo mismo de la semana pasada». El agente los interpreta, los cruza con el catálogo, pregunta lo que falte y repite el pedido con el total antes de cerrar. Si algo no está en el catálogo, no lo inventa: lo dice y te avisa.
Qué decidir: si el agente cierra solo o si un vendedor confirma antes de cobrar (modo híbrido), y en qué horario. Muchas distribuidoras empiezan en híbrido la primera semana y sueltan el cierre automático cuando ven que el pedido llega bien.
4. Cómo se cobra
El agente manda el link de pago de Mercado Pago cuando el pedido se confirma: el cliente paga con PSE, Nequi, tarjeta o Bancolombia y el dinero entra a tu cuenta sin comisión de Zavora. El pedido pasa a pagado y el inventario baja.
Qué decidir: si todos pagan por link o si algunos clientes pagan a crédito (el pedido queda registrado y el link se manda cuando corresponda), y si aceptas negociación (desde el plan Crece: la oferta te llega al panel y respondes con un clic). Más detalle en cómo cobrar por WhatsApp sin comisión de plataforma.
5. Cómo se despacha y cómo se entera el cliente
Tres botones por pedido pagado: alistando, en camino, entregado. Con cada clic el cliente recibe el aviso por WhatsApp. El «¿ya salió mi pedido?» desaparece del chat.
Qué decidir: quién marca cada etapa (bodega, transporte) y si las entregas del día se planean desde el panel o desde tu sistema actual.
6. Cómo se factura y se concilia
En el plan Escala, cada pedido pagado genera su factura electrónica en Alegra y, si va a nombre de una empresa, el agente pide el NIT solo. Sin Alegra, exportas pedidos y ventas a CSV desde el plan Crece y los cargas donde factures.
Qué decidir: si facturas por pedido o por cliente al cierre, y quién revisa las excepciones.
7. Qué medir cada semana
Cuatro números bastan: pedidos que entraron por el agente, pedidos pagados, tiempo promedio entre pedido y pago, y preguntas que el agente no supo responder (las ves en el panel y las respondes una vez). La primera semana ajusta el catálogo con esas preguntas; a la segunda, el agente responde solo casi todo.
Un antes y un después típico
| Antes | Después | |
|---|---|---|
| Pedido | Audio en el celular del vendedor, copiado a mano al cuaderno y luego al sistema | Entra por el número del negocio, se confirma con total y queda registrado |
| Cobro | Comprobante de transferencia por chat, conciliado el viernes | Link de pago; el pedido pasa a pagado solo |
| Despacho | «¿Ya salió?» veinte veces al día | Aviso automático en cada etapa |
| Factura | Digitada dos veces | Generada sola en Alegra (Escala) |
| Cartera | Se sabe a fin de mes | En el panel, al día |
Cómo anunciar el cambio a tus clientes
El número nuevo solo sirve si los clientes le escriben. Lo que funciona: un mensaje desde el número antiguo (o desde el vendedor) con el número nuevo guardado como contacto, y una razón concreta.
Hola, Don Jaime. Desde esta semana los pedidos de la distribuidora entran por este número: +57 3XX XXX XXXX. Puedes mandarlos por audio o por foto de la lista, como siempre, y te llega el pedido confirmado con el total y el link para pagar. Yo sigo pendiente por acá para lo que necesites.
Tres cosas que evitan quejas la primera semana: decir que el audio y la foto siguen valiendo, dejar claro que el vendedor sigue ahí, y probar el número con cinco clientes de confianza antes de anunciarlo a todos.
Errores de la primera semana
- Catálogo con nombres que solo tú entiendes. El cliente pide «la caja grande» y el catálogo dice «REF-0421». Agrega los nombres que usan tus clientes; el catálogo aprende los alias con el uso.
- Existencias en cero. Si subes el catálogo sin inventario, el agente no vende nada. Pon existencias reales o desactiva el control de inventario para arrancar.
- Nadie revisa las preguntas sin respuesta. El agente te avisa lo que no supo; si nadie contesta, el mismo cliente vuelve a preguntar lo mismo.
- Anunciar a todos el primer día. Cinco clientes primero, ajustes, y luego el resto.
Qué no automatizar (todavía)
Los precios especiales por volumen, los reclamos y los clientes que compran «por relación» con un vendedor. Para eso existe la toma humana: el vendedor entra al chat desde el panel, por el mismo número, y se lo devuelve al agente cuando termina. El objetivo no es sacar al vendedor: es sacarle el trabajo de digitar.
Cómo empezar
Regístrate, sube la lista de precios, conecta el número y Mercado Pago, y avísales a tus clientes. Catorce días gratis, sin tarjeta. Si tu operación tiene reglas propias (crédito, listas por cliente, reparto entre vendedores), lee la página de software de pedidos por WhatsApp para distribuidoras o agenda una llamada.
Para seguir
Todas las guías están en guías para vender por WhatsApp con IA; los términos, en el Glosario: los términos de vender por WhatsApp con IA, explicados; lo que cambia en el producto, con fecha, en Novedades: lo que cambió en Zavora y cuándo. Si buscas tu sector, empieza por IA para tu industria.
Fuentes
- Zavora — precios y planes vigentes (IVA incluido) (consultado el 17 de septiembre de 2026)
- Mercado Pago Colombia — Link de pago: costos por opción de acreditación (consultado el 17 de septiembre de 2026)